Tecnologie per l'impresa Come cambiare l’azienda con Google Apps ?

Come cambiare l’azienda con Google Apps ?
Scritto da Claudio Umana, IT manager Fracarro Radio Industrie   
Una storia di successo raccontata dalla viva voce di Claudio Umana, IT manager di Fracarro.
Voglio cercare di raccontare brevemente quella che io considero un’esperienza sensazionale, unica. Come cioè si può contribuire a cambiare il modo di lavorare della propria azienda partendo da strumenti informatici che sono in verità alla portata di tutti e non solo di tecnici, come di solito si è portati a pensare per le applicazioni informatiche.

Da qualche anno il mondo informatico vive una rivoluzione.Questa straordinaria rivoluzione, porta il nome di Cloud Computing e, a dispetto del nome complesso, è di una semplicità disarmante. 
Tutto parte da una domanda che si farebbe anche un bambino: perchè costruirsi in azienda servizi informatici come l’email, un elaboratore di testi o un programma per i contatti con i clienti ? Perchè non acquistarli, a consumo, come già accade per altri servizi come il servizio telefonico, il gas o l’acqua potabile?
In effetti, se osservate, da qualche anno a questa parte, internet ci offre dei servizi innovativi, che ci danno la possibilità di inviare email, chattare, condividere documenti, effettuare collegamenti audiovideo. Insomma Internet mette in rete le persone, le idee. Quando invece entriamo in azienda tutto diventa difficile. Molto spesso l’IT aziendale giustifica queste difficoltà con esigenze di sicurezza, problemi di performance. 

La storia parte da un’esigenza aziendale e – contemporaneamente da un mio desiderio come direttore dei sistemi informativi. 
Da un lato l’azienda aveva la necessità di aumentare la sicurezza informatica e l’affidabilità di alcuni servizi indispensabili, quali la posta elettronica e la navigazione web, e nel contempo contenendo i costi i costi, riducendo, ad esempio, le risorse necessarie per la loro gestione. Dall’altro io sentivo che una grande parte del mio tempo e quello dei miei colleghi era speso in lunghe e pesanti operazioni di aggiornamento e manutenzione di server e applicazioni informatiche che non fornivano valore aggiunto all’azienda. 
Allora mi sono detto:perché non acquistare questi servizi fuori dall’azienda. Da un fornitore che è riconosciuto come il top dell’innovazione e dell’affidabilità a livello mondiale ?
Da una email scritta a Google parte il nostro percorso nel Cloud Computing con Google e piattaforma per la collaborazione Google Apps
Progettammo un persorso di test e quindi di trasferimento verso i servizi Google, cominciando con i servizi di sicurezza: filrti antivirus per la navigazione web e filtri degli accessi web. Il passo successivo, un pò più impegnativo fu il passaggio ai filtri antivirus ed antispam per la posta e ad un servizio che desideravo da tanto tempo: l’archiviazione ela ricerca, delle email in transito senza limiti di spazio, per una finestra temporale di 10 anni. In questo modo oltre che ad offrire in azienda dei servizi disponibili 24 ore su 24  per 365 giorni l’anno, davamo la possibilità ai nostri utenti di essere indipendenti per il recupero di eventuali email cancellate per errore o bloccate dall’antispam.

Il passo successivo fu l’utilizzo del servizio di Google Calendar, un applicazione di calendario aziendale condiviso dove gestire il proprio tempo, le riuinioni, la gestione di risorse aziendali (sale riunioni, auto etc.). Rispetto alle applicazioni che avevamo in uso era sorprendente la semplicità di utilizzo e la facilità con cui si poteva coinvolgere persone esterne all’azienda nelle attività pianificate a Calendar.
A questo punto avvenne il salto decisivo, il passaggio all’uso della posta web, GMAIL abbandonando l’uso degli usuali programmi di posta installati sui singoli PC. Il passaggio venne progettato con cura. Gli utenti posso beneficiare di uno spazio di 25 GByte ciascuno, vi si accede con grande semplicità da qualsiasi browser liberandoci dalla schiavitù dei programmi di posta da aggiornare costantemente. Pianificammo con cura il trasferimento degli 800 GByte della base dati delle email Incredibilmente non fu necessario aumentare la banda di accesso ad internet.
Utilizzando un collegamento web quando consulto la posta in realtà sto visualizzando  una pagina web, leggera. Solo nel momento in cui si desidera scaricare un allegato vi sarà l’utilizza della banda necessaria per il suo trasferimento. In altre parole l’uso della webmail rispetto alla posta tradizionale permette di ottimizzare la banda di connessione ad internet.
Con Gmail iniziammo ad utilizzare Google contatti per la gestione delle rubriche personali e di gruppo, i task per la gestione delle attività e la chat testuali ed audio/video. 

L’introduzione della chat fu un rivoluzione. Al posto delle vecchie email le persone tra le aziende del Gruppo Fracarro vanno a colpi di chat, allegando link o documenti e sostituendo i telefoni con la chat audio/video. Su Youtube poteve vedere un video dove due colleghi discutono la pianificazione della produzione tra Castelfranco e Tunisi! Google APPS sta cambiando il nostro modo di lavorare.
Dopo la posta siamo entrati nel cuore delle Google Apps con Google DOCS e SITES, le applicazioni per la comunicazione a distanza e per il lavoro di gruppo online. Abbiamo cominciato ad utilizzare questi programmi per attività o progetti che richiedono una forte condivisione con gruppi di persone sparse su sedi diverse. 
Ovvero la preparazione, la modifica, la pubblicazione e l’archiviazione di documenti che nascono e vivono solo online. Senza bisogno di nessuna applicazione installata su server aziendali o PC individuali. Tutto ciò che serve è un browser web. Con una facilità disarmante si possono condividere documenti, fogli di calcolo, moduli, disegni ai quali si puo agevolmente lavorare in più persone contemporaneamente. Anche con persone esterne all’azienda.  Questi strumenti ci hanno dato un aiuto inestimabile per organizzare progetti complessi come lo sviluppo del sistema gestionale SAP. 
Persone delle varie aziende del Gruppo  (Portogallo, Spagna, Francia, UK, Italia Tunisia) hanno lavorato, con grande efficienza,  sugli stessi documenti come se fossero sedute attorno alla stessa scrivania. Con questi strumenti si possono realizzare cose impensabili. Ad esempio utilizzando un questionario online ho evitato di fare settimane di riunioni per il censimento delle basi dati come richiesto dalla legge 196 (privacy). 
Quali sono in sintesi i vantaggi più importanti che ho sperimentato nell’utilizzo delle applicazioni del Cloud Computing – i particolare con Google Apps ?

- la possibilità di collaborare senza avere particolari applicazioni installate sul PC. Basta un collegamento internet..
- la semplicità di utilizzo, l’uso di Google APPS è intuitivo
- si possono risparmiare migliaia di comunicazioni via mail e telefono.Pensate quante ore di tempo sarebbero state necessarie per avvisare di una nuova versione di un documento. E poi per attendere le loro risposte con file allegato. E così via. Qui tutti accedono istantaneamente a tutti i documenti e ci possono lavorare sopra direttamente. Una sorta di Facebook aziendale, dove interagire e lavorare con colleghi e partner di tutto il mondo.
- gli strumenti di Google APPS evolvono giornalmente assicurando un ambiente per il lavoro di gruppo innovativo.
- non dovendo pensare alla manutenzione e l’assistenza mi sono potuto concentrare su attivita’ che hanno un impatto diretto sul business come la realizzazione di processi snelli o lo sviluppo di servizi IT che aumentano il valori dei prodotti.

Con l’introduzione delle Google App in azienda stiamo cambiando il modo di lavorare. Oggi il lavoro di ciascuno è accessibile a tutti. Tutti lo possono vedere, modificare e ri-utilizzare per generare nuova conoscenza. E’ un meccanismo di replica potenzialmente infinito in cui si sfruttano i contributi di tutti per migliorare le cose che già facciamo e per immaginare cose nuove, cose innovative.
Con il Cloud Computing le piccole imprese hanno a disposizione strumenti che fino a ieri erano ad appannaggio delle grandi multinazionali. A questo punto sono le idee e le persone a fare la differenza e a vincere.

Claudio UmanaQuesto indirizzo e-mail è protetto dallo spam bot. Abilita Javascript per vederlo.   

Si ringrazia Fracarro Radio Industrie  per la cortesia

 


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