Utilizzando software Open source, Mayking ha realizzato un portale web per una PMI come Baltur, facendole risparmiare i costi di licenza. Un risparmio alla portata di tutti.

BALTUR è attiva da  60 anni nel mercato dei sistemi di riscaldamento e condizionamento sia per usi civili che industriali. E vende i suoi prodotti in tutto il mondo con un fatturato di circa 50 milioni di euro.

Nonostante sia una PMI, ha una gamma di prodotti che le consente di competere con i giganti del settore. Baltur distribuisce i suoi prodotti attraverso una rete di agenti e installatori autorizzati e certificati dall’azienda.
Si caratterizza per una qualità elevata della produzione con certificazioni sia sul prodotto che sul processo e – contemporaneamente - per una grande attenzione ai costi.

Baltur attribuisce una rilevanza strategica al canale web, come ci racconta Marco Corvini, Responsabile Web e Business Intelligence: “Grazie alla sua gamma completa di prodotti, ad una distribuzione con un canale corto - vicino cioè al cliente finale -  e a costi molto competitivi, Baltur sta tenendo bene in termini di fatturato a fronte di un mercato che presenta decrementi del 20-25%. Noi abbiamo sempre considerato il web il canale ideale per distribuire informazioni aggiornate per i nostri partner e clienti, ma oggi ci stiamo orientando verso un’ottica più di business”. Baltur opera a livello internazionale, sia per quanto riguarda i mercati vendita che per quanto riguarda il processo di acquisto. Infatti una parte significativa dei componenti e dei prodotti finiti sono acquistati sui mercati esteri. Numerose sono quindi i rapporti con agenti, rivenditori, installatori e fornitori. Di conseguenza diventa strategico poter gestire in modo automatizzato dati ed informazioni che transitano lungo questa filiera. 
Da qui l’importanza di attivare aree riservate accessibili via web, ciascuna dedicata ad una tipologia di partner diverso. “Questo è stato il motore fondamentale che ci ha spinto verso un nuovo progetto di Enterprise Portal – sottolinea  Corvini – Avevamo bisogno di uno strumento potente e duttile che in primo luogo ci consentisse di fare le cose che già facevamo in maniera però più semplice ed efficiente. E di essere completamente autonomi nella gestione dei contenuti. In chiave di sviluppo cercavamo una piattaforma tecnologica che potesse integrarsi con i nostri sistemi gestionali interni e che fosse quindi in grado di fornire informazioni e dati in tempo reale ai nostri interlocutori e partners”.

PERCHE’ BALTUR HA OPTATO PER UNA SOLUZIONE OPEN SOURCE ?

Nella scelta della soluzione software hanno pesato una serie di considerazioni importanti per Baltur, e per molte altre piccole-medie imprese. “ La parola-chiave è libertà – afferma convinto Corvini – libertà di poter mettere mano al portale e quindi alle applicazioni che ci stanno sotto senza dovere essere vincolati ai rivenditori di software commerciali. Questi programmi commerciali, sviluppati da multinazionali del software, sono in genere rigidi e onerosi. Rigidi perché forniscono delle funzionalità standard a prescindere dalle esigenze degli utenti che devono operare sul portale. Onerosi perché calcolano un costo fisso di licenza per ciascun utente che deve operare. Che intervenga giornalmente come amministratore di sistema o che carichi un documento al mese, il costo per l’azienda è lo stesso. Se pensiamo che Baltur ha circa 1000 utenti che devono operare a vario titolo sul portale web, si tratterebbe di decine di migliaia di euro all’anno solo di licenze”.
La scelta è caduta quindi su una soluzione open source, con l’utilizzo di Liferay come infrastruttura per la realizzazione del portale web, integrata con Alfresco database per la gestione dei documenti e Compiere, sistema gestionale. “La soluzione realizzata da Mayking è personalizzata secondo le nostre richieste – sottolinea Corvini - Noi abbiamo tarato le funzionalità dalla parte di amministrazione del portale sulla base delle esigenze delle varie categorie di utenti. Senza sovradimensionare il sistema. Inoltre le applicazioni open source che abbiamo utilizzato come Liferay e Alfresco sono riconosciute internazionalmente al top della qualità, al pari di più pubblicizzati software proprietari. E’ fondamentale per noi che queste applicazioni open source consentono una grande gradualità (scalabilità) dell’investimento. Non siamo obbligati a comprare tutto e subito sia intermini di funzionalità che in termini, ad esempio, di servizio assistenza. E  questo per una PMI è un grande vantaggio!”

In sintesi questi i vantaggi della scelta open source operata da Baltur
- Autonomia nella gestione del portale. L’azienda è in grado di modificare a piacimento struttura e contenuti senza ricorso ad aiuti esterni
- Scalabilità. Si possono adattare le funzionalità del portale alle esigenze dell’azienda, avendo la possibilità di aggiungerne con grande facilità
- Flessibilità: si tratta di una soluzione che già si integra con sistemi e basi dati aziendali e che è predisposta ad “N” altre soluzioni in un ottica di business. Come acquisti e transazioni online con partners e clienti
- Economicità: l’intero sviluppo del progetto, compresa l’integrazione tra i 3 componenti software è costata a Baltur circa come 1 anno di licenze dei corrispondenti software commerciali. Questo significa che già dal prossimo anno l’azienda risparmia altrettanti soldi per il rinnovo delle licenze. E così per tutti gli anni successivi.

QUALI I PRIMI RISULTATI DEL NUOVO PORTALE ?

Il nuovo portale è online da 2-3 mesi e i primi riscontri sono già più che positivi: “Abbiamo finalmente in mano noi la gestione del nostro portale web – è la convinzione di Corvini - . Questo ci ha già consentito nel giro di un paio di settimane di stravolgere completamente la struttura del portale, aggiungendo e modificando pagine e sezioni, spostando la collocazione i documenti, ecc. Questo avrebbe comportato con il precedente sito un lavoro di mesi con oneri notevoli per l’azienda”.
Gli agenti Baltur stanno inoltre sperimentando con soddisfazione la prima applicazione a loro dedicata nell’area riservata. Spiega Corvini “L’Enterprise Portal funziona come intranet che consente ai nostri agenti di avere accesso in tempo reale ai dati sui nostri prodotti. Verificare disponibilità, giacenze e anche effettuare direttamente l’ordine online. Questo è possibile perché il portale è integrato con il nostro sistema gestionale”.

PERCHE’ E’ IMPORTANTE IL PARTNER TECNOLOGICO ?

Il ruolo di un partner tecnologico in un progetto complesso come l’ Enterprise Portal di Baltur è fondamentale. Mayking infatti ha supportato l’azienda fin dalla fase iniziale della scelta della piattaforma tecnologica, passando per la co-progettazione del portale e l’integrazione dei vari software Open Source, sviluppando inoltre applicazioni specifiche. Corvini sottolinea questo ruolo:”In primis Mayking è stato fondamentale nella fase propedeutica al progetto, cioè quando abbiamo scelto che tipo di piattaforma tecnologica utilizzare. Ma il ruolo più importante è stato quello di consentire l’integrazione di 3 piattaforme open source nate autonome tra loro (system integrator). Infatti sono stati integrati 3 diversi software: Liferay che gestisce struttura e contenuti del portale, Alfresco che è il database dove sono depositati i documenti e Compiere il gestionale che nel nostro caso fa da trait-d’union tra i dati nostri interni e il web server”
Ma Mayking non si è limitata a personalizzare e integrare le 3 applicazioni ma ne ha anche create ex novo per il portale web: “Come ad esempio il catalogo online dei prodotti che non era previsto nella suite Liferay – conferma Corvini -  Si è trattato di un grosso sforzo, data la vastità del nostro catalogo e la necessità di renderlo facilmente ricercabile dagli utenti per le principali caratteristiche delle varie gamme. Il risultato a nostro avviso è molto buono. Fondamentale anche il supporto formativo che Mayking ci ha fornito per metterci in condizione di gestire contenuti e struttura del portale”

QUALI LE OPPORTUNITA’ PER IL FUTURO ?

Come già detto per Baltur le aree riservate del portale web sono il fulcro su cui basare lo sviluppo delle relazioni con il mercato. Spiega Corvini :” Vogliamo mettere in condizione i nostri partner di operare in modo diretto e trasparente con noi. Pensiamo che questo crei qualità del servizio e quindi fidelizzazione. Abbiamo in programma per il prossimo anno di consentire anche ai nostri clienti-installatori – dopo gli agenti - di poter entrare nell’area riservata del portale e di effettuare degli ordini online. Inoltre abbiamo in progetto per il prossimo anno l’implementazione di un sistema di CRM, cioè di gestione della relazione con il cliente che transiterà attraverso il  portale. Sarà dedicato sia agli agenti che ai nostri installatori autorizzati”
Per questi ultimi in particolare c’è in vista un’applicazione particolare e di grande utilità: “Abbiamo in programma di mettere in condizione l’installatore di effettuare anche online la prima accensione della caldaia. Evitando la compilazione  manuale dei dati della  garanzia e la sua spedizione via posta. Considerando che si tratta di migliaia di accensioni all’anno si tratta di un bel risparmio di tempi e costi – conclude Corvini”.

Marco De Alberti