OpenSuite Compiere, sistema gestionale open source, applicato con successo dalle PMI
Una media impresa come Altay scientific vende in tutto il mondo. Come tante altre PMI, ha problematiche simili a quelle delle grandi multinazionali, ma dispone di un budget limitato. In questo scenario, la scelta di un sistema gestionale open source come OpenSuite Compiere si è rivelata ottimale
L’AZIENDA
ALTAY SCIENTIFIC – www.altayscientific.com – produce e commercializza strumentazione didattica per laboratori scolastici (come ad esempio gli scheletri per imparare l’anatomia o i piani inclinati per imparare le leggi della fisica). L’ azienda ha 2 stabilimenti produttivi, di cui il più importante in Cina. Ha circa 500 tra dipendenti e collaboratori nei 5 continenti del mondo. Infatti dispone di filiali commerciali in vari stati d’Europa ma anche in America, Asia, Africa. Altay è presente in due tipologie di mercati.
– Mercati “tender” con presenza di offerte di grandi quantitativi di prodotti sulla base di gare internazionali.
– Forniture di piccole quantità di prodotti a distributori internazionali che poi vendono alle scuole.
I prodotti più importanti sono progettati e costruiti direttamente dell’azienda che poi si approvvigiona di altri articoli da fornitori terzi per completare l’offerta.
LE ESIGENZE DI CAMBIAMENTO
Altay è un’ azienda dove oltre a tutte le problematiche legate ai processi di produzione ed acquisizione dei prodotti, vi sono anche quelle collegate alla commercializzazione di “n” articoli in molti mercati internazionali. In questo contesto il sistema gestionale riveste senz’altro una grande rilevanza.
Fino a 2 anni fa l’azienda non disponeva di un sistema gestionale integrato, come ci spiega Marco Corio, IT manager: “Prima di introdurre il nuovo sistema gestionale, avevamo solo un programma di contabilità. Non tracciavamo i movimenti di magazzino, gli ordinativi, ecc. Avevamo difficoltà sia per quanto riguarda la gestione dei magazzini, sia per quanto riguarda gli acquisti e più in generale nella condivisione delle informazioni. Quest’ultimo aspetto per noi strategico, vista la complessità della organizzazione e la sua articolazione a livello internazionale”.
PERCHE’ SCEGLIERE UN SOFTWARE OPEN SOURCE
La scelta di un software open source da parte di Altay è stata fatta per 3 ordini di motivi:
– Un discorso di budget. L’azienda ha la complessità di una multinazionale, con sedi all’estero, gestione di più lingue, più valute, ecc. Ma la dimensione è quella di una media impresa con risorse limitate.
– Altay aveva bisogno di un programma che coprisse tutte le aree ed i processi aziendali: ordini di acquisto, ordini di vendita, magazzino, contabilità, ecc. E OpenSuite Compiere offriva questa opportunità in quanto sistema gestionale integrato.
– L’azienda aveva la necessità di un software che fosse poi modificabile, integrabile internamente, dopo aver acquisito adeguate competenze e conoscenze. Questo sia per risparmiare nei costi dei servizi esterni di manutenzione e sviluppo software, sia per accrescere il patrimonio di conoscenza aziendale nell’ambito dei sistemi informativi.
Quindi le parole-chiave che hanno guidato la scelta verso un software open source sono: libertà, integrazione, economicità.
I RISULTATI OTTENUTI
I benefici che ottenuti dall’introduzione di OpenSuite Compiere sono stati in molti casi superiori alle attese, come sottolinea Corio: “L’inserimento di un sistema gestionale complesso ha posto l’azienda di fronte alla necessità di rivedere, rivalutare i propri processi. Per fare un esempio mentre prima non avevamo bisogno di specificare le diverse causali delle movimentazioni di magazzino, oggi questo è diventato la quotidianità. Succedeva che il responsabile di magazzino non sapesse quale merce doveva partire la settimana successiva e quale invece dovesse arrivare. Questo perché le informazioni passavano in maniera non strutturata o addirittura non passavano affatto. Inoltre abbiamo dovuto creare procedure e responsabilità in capo ai vari processi. Si è trattato di un vero e proprio cambiamento nella gestione dei processi aziendali.”
OpenSuite Compiere ha dunque “costretto” l’azienda a rimettere in discussione tutti i processi aziendali e conseguentemente l’organizzazione. E’ stato necessario formalizzare i processi, come ad esempio il ciclo attivo (vendita-fatturazione) ed il ciclo passivo (acquisti-pagamenti fornitori).
Per Altay la scelta di OpenSuite Compiere è stata ideale perché le ha consentito di effettuare un investimento mirato e scalabile. Ovvero, secondo Corio: ”Mirato sulle applicazioni che abbiamo ritenuto prioritarie; e scalabile nel senso che ci ha consentito di investire gradualmente, modulando quindi anche lo sforzo economico. Questo ci ha consentito un ritorno dell’investimento in tempi molto contenuti”
Ma è la concreta declinazione del concetto di libertà che ha dato le maggiori soddisfazioni: “A differenza di altri programmi gestionali di fascia alta non open source, OpenSuite Compiere consente una crescita interna delle competenze sia dei sistemi informativi che degli utenti, senza imporre un modo di lavorare rigido – afferma convinto Corio – E’ l’azienda che ha la libertà di crearsi il suo modo di lavorare in relazione ai propri flussi di lavoro. Quindi adattare il programma ai processi e non viceversa”.
IL RUOLO DEL PARTNER TECNOLOGICO
La collaborazione con Mayking – www.mayking.com – è cominciata nel 2006 con l’analisi e la mappatura dei processi E si è giunti alla messa in produzione del nuovo sistema all’inizio del 2008. Quindi il tempo complessivo per avviare il nuovo sistema è stato di poco superiore all’anno.
La fase iniziale del progetto è stata fondamentale, come spiega Corio: “ Con la consulenza costante di Mayking abbiamo definito i principali flussi informativi dei vari processi e verificato come il sistema gestionale riusciva ad interpretare questi processi”
Tutto il 2008 è stato un anno in cui Altay ha lavorato in sinergia con Mayking modificando procedure aziendali e le applicazioni del programma per ottimizzare il sistema: “ Il nostro partner ci ha supportato nell’installazione di 2 diverse versioni di OpenSuite Compiere nel corso dell’anno.
Il rapporto con Mayking è comunque continuo per aggiornamenti, piccole implementazioni, modifiche del software – osserva Corio”
In parallelo a questo, l’azienda ha proseguito – in modo indipendente – a formare risorse internamente per poter acquisire le competenze necessarie a intervenire direttamente sulla piattaforma open source acquisita. In particolare è stato formato un programmatore all’interno che è già in grado di sviluppare alcune personalizzazioni del programma, utili a migliorarne l’usabilità e la funzionalità.
“Peraltro il rapporto con Mayking permane forte perché sono loro che hanno il know-how sull’evoluzione tecnologica del prodotto, sulle nuove applicazioni, ecc – aggiunge Corio”
SVILUPPI
OpenSuite Compiere ha aperto ad Altay degli scenari che prima neanche potevano immaginare. Prima non c’erano strumenti adeguati, ora invece sì. E allora l’azienda comincia a porsi questioni come: “quali sono i prodotti più profittevoli?” – “quali sono i margini di guadagno dei vari mercati?” – “quali sono i prodotti con più alte rotazioni di magazzino?”.
Sintetizza il percorso prossimo futuro Corio: “Il 2009 è un anno di consolidamento delle applicazioni attuali. Ci stiamo anche occupando di pulizia dei dati e delle informazioni. Il passo naturale successivo è quello dell’analisi dei dati. Vogliamo infatti introdurre un sistema di Business intelligence per fornire alla direzione numeri utili per decidere le strategie aziendali. Analisi di redditività, marginalità, ecc. Questo è sicuramente un plus competitivo che possiamo giocarci grazie all’introduzione del nuovo sistema gestionale”
Marco De Alberti con la collaborazione di Mayking – www.mayking.com
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