Perchè conviene portare all’esterno la gestione delle telecomunicazioni aziendali ?
Secondo una ricerca di Gartner, il 53% delle aziende europee si affida all’esternalizzazione per abbattere i costi, specialmente nel settore IT.
Una delle pratiche aziendali che qualsiasi buon amministratore dovrebbe ricordare recita: concentrati sulle tue competenze e utilizza quelle degli altri a tuo vantaggio.
Nel campo delle telecomunicazioni l’outsourcing si traduce nell’affidare all’esterno la gestione dei servizi di fonia e dati. In tempi di crisi le aziende sono inevitabilmente alla ricerca di soluzioni che permettano di abbattere i costi. Esternalizzare i processi non direttamente collegati al proprio core business facilita l’abbattimento dei costi di gestione oltre a permettere all’azienda di rivitalizzare le proprie competenze interne.
Ridefinendo gli investimenti, aumentando qualità ed efficienza dei servizi offerti ai clienti e puntando a valorizzare il core business.
Nell’era dell’informazione le telecomunicazioni hanno assunto un ruolo fondamentale nel decretare la qualità e la capacità dell’azienda a rispondere alle esigenze dei consumatori. Sia lato business che consumer, la comunicazione dell’azienda con l’esterno rappresenta un aspetto imprescindibile nello sviluppo del proprio business e nella cura dell’immagine aziendale. Ricevere telefonate, disporre di un customer service efficiente, poter comunicare con fornitori e distributori sono attività di fondamentale importanza.
Hai idea di quali sarebbero le perdite economiche se l’azienda dovesse rimanere isolata anche solo per un’ora?
La gestione congiunta delle reti è diventata una variabile sulla quale le aziende spesso decidono di affidarsi a società che abbiano sviluppato competenze ed esperienza nel settore. La scelta, quasi obbligata, nasce dall’elevatissima componente tecnologica e dalle costanti necessità di aggiornamento che per sua natura il settore richiede. Non sempre l’azienda può disporre di una struttura tecnica apposita. Qualora ne avesse le risorse, gestire internamente l’intero sistema di telecomunicazione significherebbe dover disporre di competenze differenziate non sempre indispensabili.
Un altro dei fattori chiave nella scelta di esternalizzare la gestione dei servizi di telecomunicazione sta nella possibilità di poter contare su fornitori che hanno sviluppato competenze ed esperienza su tutte le componenti tlc.
Spesso l’azienda dispone di funzionalità che non vengono sfruttate a dovere o servizi che paga senza aver mai utilizzato o peggio senza che ne sia al corrente. Situazioni al limite dell’inverosimile a volte ma ben comprensibili soprattutto in strutture che per dimensioni o volumi non possono permettersi un ufficio tecnico o un responsabile IT in grado di controllare tariffe o evoluzioni delle offerte degli operatori, novità del mercato o nuove soluzioni tecnologiche.
Quali servizi tlc sono più adatti alle esigenze del cliente? Esistono condizioni di fornitura fonia e dati più convenienti?
Ottimizzare spesso viene frainteso, semplicisticamente come una riduzione sensibile delle spese. Dal punto di vista della telefonia l’ottimizzazione si risolve nella convergenza totale ovvero come eliminazione completa della parte tradizionale e passaggio al VoIP puro.
Certamente una soluzione che permette di abbattere sensibilmente i costi. La promessa che in molti fanno recita: “Dimentica il canone telefonico”. Non è un mistero che i costi delle chiamate VoIP siano di gran lunga inferiori rispetto a quelle della telefonia tradizionale.
Quali rischi sei disposto a correre pur di risparmiare? Metteresti la tua azienda nelle condizioni di non poter essere raggiungibile telefonicamente? O di non poter accedere ai servizi web?
Correre questo rischio è inammissibile. Ottimizzare significa innanzitutto assicurare la stabilità delle telecomunicazioni predisponendo vie alternative e percorribili anche nel caso di guasti. In seguito e solo dopo aver creato una piattaforma stabile e performante è possibile creare le condizioni perché l’azienda sfrutti tutte le potenzialità della telefonia IP: impostare logiche per cui l’azienda possa fare chiamate gratuite tra sedi e filiali, fare least cost routing su mobile e ridurre le spese di telefonia fisso-mobile, ridurre il numero di SIM aziendali o i costi dell’hardware attraverso l’utilizzo di gateway centralizzati nel caso di azienda multi sede, utilizzare le funzioni di call back per avere sotto controllo i costi di telefonia.
Ottimizzare ma in sicurezza.
Secondo Wikipedia “per business continuity si intende la capacità dell'azienda di continuare ad esercitare il proprio business a fronte di eventi catastrofici che possono colpirla.”
Oggi un guasto tecnico può essere tranquillamente annoverato come un evento catastrofico. Non poter comunicare con l’esterno infatti significa non poter esercitare il proprio business. Non poter contattare i propri fornitori. Non essere raggiungibili dai propri clienti. Non essere visibili su web, nel caso il proprio sito risieda in casa. Non poter utilizzare il gestionale o leggere la posta elettronica.
Provate ad immaginare ad un’azienda di 15/20 dipendenti che ha poggiato la propria comunicazione, sia lato fonia che dati, su di una connettività tipo ADSL. Una delle tante soluzioni VoIP promosse dagli operatori con la promessa di abbattere i costi di telefonia ed eliminare completamente le spese del canone telefonico.
Nel caso di guasti o interferenze sulla connettività questa azienda si troverebbe a non poter comunicare in alcun modo con l’esterno.
Non poter comunicare è un rischio che ogni tipo di azienda, dalla ditta individuale alla grande distribuzione, non può correre. Nell’ambito delle telecomunicazioni business continuity significa essere sempre operativi. Significa poter utilizzare servizi web come la posta elettronica, navigare, accedere alle applicazioni i rete, instant messaging, telefonare o ricevere chiamate, utilizzare POS e FAX.
Annalisa Romano – http://www.hisolution.it
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